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lunes, 15 de agosto de 2011

Gestión de Proyectos

Si nos damos cuenta o no, todos estamos frente a la gestión de proyectos en nuestra vida cotidiana - ya sea en el trabajo, en casa o en el Movimiento Scout. Un proyecto puede ser el plazo que necesita para cumplir en el trabajo, la decoración de la casa o la sensibilización del Movimiento Scout en su Distrito.
Para cualquiera de estos proyectos, para tener éxito es necesario que sean gestionados, organizados o, que necesitan de algún tipo de plan (Voy a comprar dos latas de pintura el sábado), por lo general un equipo (voy a pedir a mi familia), que necesitan de control (¿No me compraron la pintura el sábado?) y la revisión (¿Son suficientes dos capas de pintura?).
La mayoría de la información sobre el tema del proyecto se centrara en la gestión de de negocios comerciales. Sin embargo, muchos de los principios se aplican a una amplia variedad de proyectos.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una serie de actividades conexas. Está previsto que ocurra durante un periodo de tiempo, con un claro objetivo. Hay algunas cosas fundamentales como identificar los puntos de un proyecto y diferenciarlo de un trabajo diario normal.

1. Los proyectos son sobre el cambio y no accidentales al azar, sino deliberados y planificados, y, como tales, son uno de los principales contribuyentes a la supervivencia y el crecimiento.
2. Los proyectos son un “esfuerzo a tiempo”. El proyecto a administrar solo existe durante un breve lapso de tiempo.
3. Los proyectos son definidos y se extienden por tiempo limitado, y también están limitados por otras características claves de costo y rendimiento.
4. Los proyectos tienen un objetivo definido, si el proyecto llega a este punto, se considera un éxito.
5. Los proyectos son únicos. Puede que haya proyectos de igual naturaleza que se han llevado a cabo antes, pero es poco probable que tengan exactamente los mismos objetivos, plazos, presupuesto, equipo o recursos a su disposición.

A pesar de que estos se dice que son los “cinco fundamentos” con respecto a o los proyectos, es esencial recordar que los proyectos son también en gran medida sobre la gente. Muchos tienen algo que ganar o perder como resultado de los cambios que están teniendo lugar y la forma en que el proyecto es gestionado, y muchas personas tiene la obligación de garantizar el éxito del proyecto.
Otra cosa importante para recordar acerca de los proyectos es que pueden variar de tamaño y puede tener cualquier objetivo tangible o intangible (es decir, “decoración cabaña scout” es un objetivo concreto, mientras que “mantener a los lideres felices” es intangible).
Una buena gestión de proyecto, le permite hacer una mejor utilización de los recursos que tenga (como las personas, dinero, equipo, etc.) porque usted puede planear lo que desea utilizar con antelación. Usted debe pensar antes del proyecto y gestionar con cuidado para que sea un éxito. Sin embargo, habrá algunos riesgos involucrados y también las cosas que aparecen y que no se habían pensado (porque nunca se puede pensar todo).

Proyectos y Cambios

Es probable que mientras este gestionando su proyecto, algunas personas se muestren reacias al cambio, y otros oponerse activamente al cambio que se propone lograr.
Es un hecho que debemos enfrentar en la gestión de un proyecto (recuerde que los proyectos que giran en torno a cambio) que muchas personas no les gusta el cambio. Esto puede ser debido a que ven el cambio como una amenaza a sus intereses, o como perjudicial para la Asociación. El cambio requiere el esfuerzo de aprender nuevas formas o métodos, también requiere la exposición a la incertidumbre y la inseguridad que, comprensiblemente lleva a una mayor resistencia. Muy a menudo, la razón de todo esto es insuficiente y la mala gestión, la comunicación con los involucrados. Los que resisten el cambio no pueden comprender lo que se ha propuesto, o incluso por que ha sido propuesta. Es importante tomarse el tiempo para comprender la causa subyacente de la resistencia y tratar de resolver sus inquietudes.
1. Dar a conocer las ventajas y calmar sus temores.
2. Creer en la necesidad del cambio, y atraer su atención.
3. Asegurarse que las personas comprenden plenamente los cambios.
4. PARTICIPACIÓN DE PERSONAS que es más probable que ellos respondan de manera positiva si están involucrados en los cambios.

Organización del proyecto

La organización del proyecto, en su conjunto, reúne la información necesaria, las personas y los recursos. Como una parte esencial de esto, el gerente del proyecto debe tener un proyecto de especificación que detalla lo que se ha logrado y en que periodo de tiempo. Debe haber una comprensión clara del proyecto en un documento forma para ayudar al gerente del proyecto y su equipo para comprender plenamente el panorama.
En relación con la Asociación Scout en el proyecto debe haber un equilibrio entre las necesidades de las personas jóvenes, y la de los Jefes y demás partes afectadas, lo que requiere una aceptable compensación entre los dos donde haya un conflicto.
Cualquier director de un proyecto debe ser flexible para aprender a operar en un estado de ánimo cuando el cambio es normal. Aun así los proyectos administrados cambian, por lo que aunque la flexibilidad es fundamental también debe ser controlada.
Hay una buena probabilidad de que usted se vea involucrado en un número de diferentes proyectos, en el Movimiento Scout, en el trabajo, o en la casa, por lo que es importante pensar en todos ellos de una manera clara y estructurada para que no haya ningún descuido.

Los proyectos tienen un ciclo de vida:

A lo largo de este ciclo de vida, hay cuatro elementos que deben producirse al mismo tiempo y avanzar hasta lograr el objetivo: la planificación, trabajo en equipo, seguimiento o supervisión, evaluación o revisión.


Planificación

La planificación es vital para la creación y realización de un proyecto. Confirma que el proyecto es factible (o demuestra que es posible que no sea en la escala tiempo y presupuesto, etc.)y maximiza las posibilidades de éxito.
En primer lugar, necesitamos llegar a un acuerdo sobre los resultados con todos los participantes. Esto incluye la persona encargada del proyecto y los que trabajan con usted en ella. Esto es para que el proyecto pueda desglosarse en lo que se debe hacer, cuando, por quien y que recursos son necesarios.
Usted también necesita incluirse y adherirse a fechas de evaluación periódica.
Recuerde que algunas acciones dependen de otros y por lo tanto no puede hacerse nada hasta que los demás las hayan completado, pero también algunas acciones pueden llevarse a cabo simultáneamente. Es importante para identificar a estos en este punto.
El plan debe contener suficientes detalles para que sea útil, pero no tanto como para que sea complicado.
Usted debe asegurarse de que los periodos de tiempo razonable regularmente son retirados de la producción a fin de completar tareas, de modo que su tiempo no es tomado a corto plazo con las consultas. Todo el proceso de planificación podría ser más fácil con el uso de un grafico (carta Gantt).


Trabajo en equipo

Equipos de proyecto en el mundo de los negocios son por lo general únicos, pero en el Movimiento Scout a menudo su equipo consiste de la misma gente una y otra vez. Asimismo puede ser que usted no tiene más elección que su equipo, por lo que una gran flexibilidad será necesaria. Usted podría considerar el uso de personas externas, miembros de su equipo de proyecto.
En cualquier entorno puede ser difícil trabajar, requiere una cantidad de compromiso. Sin embargo, es posible llegar a un resultado mejor si varias personas trabajaran separadamente, especialmente si todos se sienten capaces de contribuir con sus ideas. Es importante para usted pedir a quien se siente en mejores condiciones completar las diversas tareas, y delegar un número de puestos de trabajos concretos para que la gente pueda ver los resultados de su ardua labor.
También es necesario dar una definición clara de lo que es necesario (y cuando es necesario) a los miembros del equipo para que puedan operar aunque sea en una atmosfera informal.
Una gran parte del equipo de desarrollo se produce informalmente como ocurre con los equipos que trabajan juntos, y es la responsabilidad del director del proyecto promover una atmósfera positiva y fomentar el desarrollo. La honestidad es siempre fundamental para el éxito del equipo. Reconociendo el conflicto y ayudar a los miembros del equipo llegando a un compromiso satisfactorio que permitirá que el equipo trabaje más eficazmente.

Seguimiento y control

Vigilar y controlar el proyecto es esencial, nos dice el estado actual del proyecto y lo que es probable que ocurra en el futuro.
Sólo los detalles pertinentes deben ser supervisados, y los resultados deben ser comprensibles, de lo contrario el proceso es una pérdida de tiempo. Una forma de medir el progreso es usar hitos.
Es imposible que todos los problemas que puedan ocurrir en un proyecto se prevean, por lo que es muy importante ser flexibles y dispuestos a modificar en consecuencia los planes.
Hacer frente a dificultades inesperadas es la clave para el éxito; nuestra respuesta a un problema es mucho más importante que el hecho de que se haya producido. Cuando el seguimiento revela que el proyecto e3sta fuera de pista, en realidad es importante decidir qué hacer al respecto. El problema puede necesitar corregir, limitar o regular. En lugar de analizar los errores para asignar culpa, el director del proyecto debe centrarse en corregir y mejorar el trabajo en equipo. Las acciones adoptadas deben ser adecuadas, oportunas y rentables y debe abordar la causa subyacente de la variación.

Resumen

Es probable que usted se encargara de otro proyecto, por lo que una revisión de este le ayudara a aprender de sus errores, y en el próximo enfoque tendrá la ventaja de la experiencia.
Los comentarios deben sucederse a lo largo del proyecto, y no solo al final. Usted necesita saber:
1. Saber exactamente lo que ha ocurrido tanto buenos como malos.
2. Determinar por qué sucedieron estas cosas.
3. Asegúrese de que estas experiencias sean aprendidas.
Una vez que haya recabado toda la información, usted será capaz identificar lo que paso y porque, así evitara que los errores se repitan. Motivar a los miembros del equipo (en caso de evaluación se lleva a cabo constructivamente), y para estimular las ideas de nuevos proyectos.

Es importante crear que durante todo el proceso una cultura de aprendizaje de los errores, en lugar de tratar de culpar a la gente (que puede ser destructiva y desmotivante).
Por último, es sumamente importante que el resumen o evaluación final se lleve a cabo tan pronto como finalice el proyecto y todos los detalles están frescos en su mente.

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